تنظيم تصويت إلكتروني لجمعية

الأنواع المختلفة للتصويت داخل الجمعية

تتكرر بعض أنواع التصويت بانتظام، مثل تصويت الجمعية العامة، بينما تكون أنواع أخرى ظرفية أو استثنائية.

التصويت في الجمعية العامة

تنصّ الأنظمة الأساسية أو اللوائح الداخلية للجمعيات غالبًا على عقد جمعية عامة سنوية. وتُعدّ الجمعية العامة فرصة لتقييم حصيلة السنة المنصرمة واتخاذ قرارات بشأن التوجهات المقبلة.

وغالبًا ما يتم في هذه المناسبة تجديد مجلس الإدارة أو جزء من الأعضاء. كما جرت العادة على تقديم تقرير أدبي وتقرير مالي وطلب الموافقة عليهما عبر التصويت. وأخيرًا، يمكن تنظيم تصويت على قرارات (قرارات/لوائح) لاعتماد توجهات أو إجراءات أو تعديلات في الأنظمة الأساسية، وغير ذلك.

تصويتات ظرفية

خارج إطار الجمعيات العامة، يمكن أيضًا تنظيم تصويتات ظرفية لاتخاذ قرارات مهمة لا يمكن تأجيلها (اعتماد نفقة، توجه استراتيجي، إلخ).

يسهّل التصويت الإلكتروني هذه الاستشارات ويشجع على تكرارها.

التحضير لتصويت جمعية

قبل إطلاق تصويت إلكتروني، من المهم تهيئة الظروف جيدًا. فيما يلي بعض الخطوات لتنظيم تصويت إلكتروني لجمعية.

التحقق من مطابقة الأنظمة الأساسية واللائحة الداخلية

يجب أن يكون التصويت الإلكتروني مطابقًا للأنظمة الأساسية واللائحة الداخلية للجمعية. وقد تنص هذه الوثائق على آليات تصويت مخالفة إذا كانت قد صيغت دون مراعاة التصويت الإلكتروني. وفي هذه الحالة، سيكون من الضروري أولًا تعديل النصوص.

يمكن عادة تعديل اللائحة الداخلية دون المرور عبر جمعية عامة، مثلًا بقرار من مجلس الإدارة. أما تعديل الأنظمة الأساسية فيستلزم غالبًا مصادقة الجمعية العامة، بما يعني موافقة أعضاء الجمعية. وفي هذه الحالة، ستكون هناك حاجة إلى آخر تصويت ورقي.

يجدر التنبيه إلى أن التصويت الإلكتروني ليس غير متوافق مع التصويت الورقي. ويمكن الجمع بين الطريقتين إذا سمحت منصة التصويت المختارة والنصوص الرسمية للجمعية بذلك.

تحديد الخصائص اللازمة للتصويت

لاختيار منصة التصويت الإلكتروني، من المهم تحديد الخصائص المطلوبة. على سبيل المثال، إذا كانت الجمعية تحتاج إلى تصويت مُرجّح (موزون) أو إلى معالجة التوكيلات/الإنابات، فيجب التأكد من أن المنصة المختارة توفر هذه الخصائص.

إنشاء لجنة انتخابية

يُنصح بإنشاء لجنة انتخابية للإشراف على التصويت. ويمكن أن تتكون هذه اللجنة من أعضاء في الجمعية أو من أشخاص من خارجها. وستتولى مهمة اعتماد تنظيم التصويت، وصياغة البنود المعروضة للتصويت، والتحقق من قائمة التوقيع/الإقرار بالحضور (قائمة الإمضاء)، وغير ذلك.

وضع بعض القواعد المتعلقة بالتصويت

لا يغني استخدام أداة تصويت إلكتروني عن ضرورة وضع قواعد معينة للتصويت. من المهم تحديد قواعد النصاب القانوني، وحالات التعادل، والتصويت الأبيض (الورقة البيضاء)، إلخ. يجب تحديد هذه القواعد بوضوح قبل التصويت لتفادي الطعون. ويمكن تكليف اللجنة الانتخابية بصياغتها.

التواصل

يُستحسن إبلاغ الأعضاء مسبقًا بموعد الاقتراع القادم. وعادةً تُبلَّغ لهم تواريخ الاقتراع، وكذلك بيانات التواصل الخاصة بالمنظم أو اللجنة الانتخابية.

ومن المهم أيضًا إبلاغهم بمنصة التصويت المختارة، خاصة إذا كانت الجمعية تستخدمها لأول مرة.

تنظيم تصويت جمعية

لنرَ الآن كيفية ضبط/تهيئة تصويت إلكتروني لجمعية بشكل صحيح.

تحديد تواريخ التصويت

يجب إتاحة وقت كافٍ كي يتلقى أعضاء الجمعية رسائل التصويت عبر البريد الإلكتروني، ويطّلعوا على الوثائق إن وجدت، ثم يدلوا بأصواتهم.

ما لم يكن التصويت منعقدًا أثناء اجتماع، يُنصح بترك عدة أيام، بل ربما أسبوعًا، بين إرسال رسائل البريد الإلكتروني وإغلاق التصويت.

اختيار عنوان واضح للتصويت

من الضروري وضع عنوان واضح للتصويت لكي يفهم متلقو رسائل التصويت فورًا اسم الجمعية وموضوع التصويت. يساعد ذلك على تجنب تجاهل الرسائل.

إذا كانت منصة التصويت تسمح بذلك، يمكن استخدام حقل مخصص لتعريف الجمعية في الرسائل المرسلة وفي صفحة التصويت لزيادة المشاركة. كما قد يساعد إضافة شعار في التعرف على الجمعية.

اختيار الأسئلة بعناية

من المهم اختيار الأسئلة المعروضة للتصويت بعناية. ويُوصى بصياغتها بوضوح وبشكل موجز لتجنب أي لبس. يجب أن يفهم الناخبون بسهولة ما الذي على المحك وما عواقب كل خيار.

الأبسط هو طرح أسئلة ثنائية مثل “نعم/لا” أو “مع/ضد”. وتتيح بعض منصات التصويت الإلكتروني أسئلة أكثر تعقيدًا، مثل أسئلة متعددة الخيارات أو أسئلة يمكن فيها ترتيب الإجابات للتعبير عن تفضيلات. وهذا يسمح بجمع آراء أكثر تدرجًا ودقة.

تعيين مراقبين

لضمان شفافية التصويت، يُنصح بتعيين مراقبين. ويمكن أن يكونوا أعضاء اللجنة الانتخابية أو ممثلين عن المرشحين. ويتمثل دور المراقبين في متابعة سير التصويت بشكل سليم، واعتماد صياغة الأسئلة المعروضة للتصويت، والتحقق من قائمة الإمضاء، وغير ذلك.

قائمة الناخبين

من المهم التأكد من تحديث قائمة الناخبين قبل إرسال رسائل التصويت. ويُوصى بالتحقق من صحة بيانات أعضاء الجمعية لتجنب أخطاء الإرسال.

ولتفادي مشاكل الإرسال، يُنصح باختبار أن إرسال رسائل التصويت يعمل بشكل جيد عبر إجراء تجارب. ويُولى اهتمام خاص لهذه النقطة إذا كانت عناوين البريد الإلكتروني لأعضاء الجمعية مرتبطة بخوادم شركات محددة (الجزء بعد رمز “@”).

أثناء تصويت الجمعية

هل بدأ التصويت؟ إليك بعض النصائح لمراقبته والتصرف عند حدوث مشكلة.

مراقبة قائمة الإمضاء

من المهم مراقبة قائمة الإمضاء للتحقق من أن أعضاء الجمعية قد تلقوا رسائل التصويت.

إذا كانت بعض عناوين البريد الإلكتروني تظهر أخطاء، يُنصح بالتحرك بسرعة لتجنب استبعاد أعضاء من التصويت.

رسائل التذكير

بحسب نسبة المشاركة، قد يكون من الضروري إرسال تذكيرات لأعضاء الجمعية لتشجيعهم على التصويت، أو ببساطة لتذكير من قد نسي القيام بذلك.

في حال وقوع خطأ

إذا تم اكتشاف خطأ أثناء التصويت، مثل سؤال بصياغة غير صحيحة أو خطأ في تاريخ انتهاء التصويت، يُنصح بالتحرك بسرعة. ومن الأفضل إلغاء التصويت بدل فرز نتائج ستصبح غير نافذة/غير معتبرة.

وسيتقبل الناخبون إلغاء التصويت بسهولة أكبر من نتائج قابلة للطعن.

نهاية التصويت

لا ينتهي العمل عند إغلاق الاقتراع. فيما يلي بعض الخطوات التي يجدر مراعاتها لإغلاق تصويت إلكتروني لجمعية بشكل جيد.

التواصل مع الناخبين

حتى لو كانت منصة التصويت الإلكتروني تتيح فرزًا فوريًا، قد يلزم تقديم معلومات إضافية لأعضاء الجمعية. على سبيل المثال، يمكن توضيح أن النتائج النهائية تتطلب أخذ أصوات ورقية في الحسبان، أو جمع نتائج عدة هيئات/فئات انتخابية.

الاستعداد للتصويت القادم

تُعد نهاية التصويت وقتًا مثاليًا للاستعداد للتصويت التالي. ويُوصى بأخذ ملاحظات أعضاء الجمعية بعين الاعتبار لتحسين تنظيم التصويت المقبل. كما يمكن تحديث قائمة أعضاء الجمعية وبياناتهم استعدادًا للتصويت القادم.

الخلاصة

لقد أبرزنا عدة نقاط أساسية ينبغي أخذها في الاعتبار قبل نشر/إطلاق التصويت. فسهولة إعداد تصويت إلكتروني في الظاهر لا ينبغي أن تُنسي أهمية الخطوات التمهيدية الضرورية لضمان نجاح العملية ونزاهتها. كما فصلنا الخطوات اللاحقة أثناء التصويت وبعده لمساعدتك على تنظيم تصويت إلكتروني لجمعية بطريقة شفافة وفعالة.

وفي الختام، رغم أن تنظيم تصويت إلكتروني قد يبدو سريعًا وبسيطًا، فإن من المهم عدم إهمال المراحل المختلفة لعملية التصويت.