Organizzare un voto online per un'associazione

I diversi tipi di votazioni in un’associazione

Alcune votazioni si ripetono regolarmente, come quelle in assemblea generale. Altre sono più occasionali.

Voti in assemblea generale

Gli statuti o i regolamenti interni delle associazioni prevedono spesso di organizzare un’assemblea generale annuale. L’assemblea generale è l’occasione per fare il bilancio dell’anno trascorso e decidere le direzioni future.

Spesso, il consiglio di amministrazione o parte dei membri vengono rinnovati in questa occasione. È anche usuale presentare un rapporto morale e un rapporto finanziario e chiedere l’approvazione di questi rapporti attraverso il voto. Infine, possono essere organizzate votazioni per risoluzioni per validare orientamenti, azioni, modifiche agli statuti, ecc.

Voti occasionali

Le associazioni possono anche organizzare voti occasionali al di fuori delle assemblee generali per decisioni che non possono attendere. Ad esempio, l’approvazione di una spesa importante, di un orientamento strategico, di un’azione, ecc.

Il voto online facilita l’organizzazione di questo tipo di consultazioni, favorendo quindi la loro occorrenza.

Preparare il voto di un’associazione

Prima di lanciare un voto online, è importante preparare adeguatamente il terreno. Ecco alcuni passaggi da seguire per organizzare un voto online per un’associazione.

Verificare la conformità agli statuti e al regolamento interno

Il voto online deve essere conforme agli statuti e al regolamento interno dell’associazione. È possibile che questi documenti prevedano modalità di voto contrarie se sono stati redatti senza considerare il voto online. In tal caso, sarà necessario procedere prima a una modifica dei testi.

Il regolamento interno può generalmente essere modificato al di fuori di un’assemblea generale, ad esempio dal consiglio di amministrazione. Invece, le modifiche agli statuti richiedono generalmente di essere validate in assemblea generale, quindi dai membri dell’associazione. In questo caso, sarà necessario un ultimo voto cartaceo.

Da notare che il voto online non è incompatibile con il voto cartaceo. È possibile combinare le due modalità di voto se la soluzione di voto scelta e i testi ufficiali dell’associazione lo consentono.

Definire le funzionalità necessarie al voto

Per scegliere la piattaforma di voto online, è importante definire le funzionalità necessarie al voto. Ad esempio, se l’associazione richiede un voto ponderato o un trattamento delle procure, sarà necessario assicurarsi che la piattaforma scelta offra queste funzionalità.

Creare una commissione elettorale

Si raccomanda di creare una commissione elettorale per supervisionare il voto. Questa commissione può essere composta da membri dell’associazione o da persone esterne. Avrà il compito di validare l’organizzazione del voto, redigere i punti sottoposti al voto, verificare l’elenco degli elettori, ecc.

Definire alcune regole intorno al voto

L’uso di uno strumento di voto online non sostituisce la necessità di definire alcune regole intorno al voto. È importante definire le regole di quorum, di parità di voti, di voto bianco, ecc. Queste regole devono essere chiaramente definite prima del voto per evitare contestazioni. La commissione elettorale può essere incaricata di redigere queste regole.

Comunicare

Si consiglia di informare i membri del voto imminente in anticipo. Tipicamente, le date del voto saranno comunicate, così come i contatti dell’organizzatore o della commissione elettorale.

È anche importante informarli sulla piattaforma di voto scelta, soprattutto se l’associazione la utilizza per la prima volta.

Organizzare il voto di un’associazione

Vediamo ora come configurare correttamente un voto online per un’associazione.

Definire le date di voto

È necessario prevedere abbastanza tempo affinché i membri dell’associazione ricevano le email di voto, prendano visione dei documenti se presenti, e votino.

A meno che il voto non avvenga durante una riunione, è consigliato lasciare diversi giorni, o addirittura una settimana, tra l’invio delle email e la chiusura del voto.

Intitolare correttamente il voto

È essenziale intitolare correttamente il voto affinché i destinatari delle email di voto capiscano immediatamente di quale associazione si tratta e di cosa si tratta. Questo aiuterà a evitare che le email vengano ignorate.

Se la piattaforma di voto lo permette, è possibile utilizzare un campo particolare per identificare l’associazione nelle email inviate e nella pagina di voto in modo da aumentare la partecipazione. L’aggiunta di un logo può anche aiutare a identificare l’associazione.

Scegliere bene le domande

È importante scegliere bene le domande sottoposte al voto. Si raccomanda di redigerle in modo chiaro e conciso per evitare ambiguità. Gli elettori devono facilmente comprendere cosa è in gioco e quali saranno le conseguenze di ogni scelta.

Il più semplice è porre domande binarie “sì/no” o “a favore/contro”. Alcune piattaforme di voto online permettono di porre domande più complesse, ad esempio domande a scelta multipla o domande per le quali si possono ordinare le risposte per esprimere preferenze. Ciò consente di raccogliere opinioni più sfumate.

Mettere in atto degli osservatori

Per garantire la trasparenza del voto, si raccomanda di mettere in atto degli osservatori. Questi possono essere membri della commissione elettorale o rappresentanti dei candidati. Il ruolo degli osservatori è di vigilare sul corretto svolgimento del voto, di validare la redazione delle domande sottoposte al voto, di verificare l’elenco degli elettori, ecc.

L’elenco degli elettori

È importante verificare che l’elenco degli elettori sia aggiornato prima di inviare le email di voto. Si raccomanda di verificare che i contatti dei membri dell’associazione siano corretti per evitare errori di invio.

Per anticipare i problemi di invio, si raccomanda di verificare che la trasmissione delle email di voto funzioni bene facendo delle prove. Si sarà particolarmente attenti a questo punto se gli indirizzi elettronici dei membri dell’associazione puntano verso server particolari d’azienda (la parte dopo il simbolo “@”).

Durante il voto di un’associazione

Il vostro voto è iniziato? Ecco alcuni consigli per monitorarlo e reagire in caso di problemi.

Monitorare l’elenco degli elettori

È importante monitorare l’elenco degli elettori per verificare che i membri dell’associazione abbiano ricevuto le email di voto.

Se alcune indirizzi elettronici causano problemi, è consigliato reagire rapidamente per evitare che dei membri vengano esclusi dal voto.

Promemoria

A seconda del tasso di partecipazione, potrebbe essere necessario inviare dei promemoria ai membri dell’associazione per incoraggiarli a votare, o semplicemente per ricordare a coloro che avrebbero dimenticato di farlo.

In caso di errore

Se viene rilevato un errore durante il voto, ad esempio una domanda mal formulata o un errore nella data di fine del voto, è consigliato reagire rapidamente. È preferibile annullare il voto piuttosto che procedere allo scrutinio di risultati che saranno invalidi.

Gli elettori perdoneranno più facilmente l’annullamento di un voto rispetto a dei risultati contestabili.

La fine del voto

Il voto non si conclude con la chiusura delle urne. Ecco alcune tappe da considerare per concludere bene un voto online per un’associazione.

Comunicare agli elettori

Anche se la piattaforma di voto online permette uno scrutinio istantaneo, può essere necessario comunicare alcune informazioni complementari ai membri dell’associazione. Ad esempio, si potrà spiegare che i risultati definitivi necessitano di prendere in considerazione dei voti cartacei, o la riunione di più collegi.

Anticipare il prossimo voto

La fine di un voto è il momento ideale per anticipare il prossimo. Si raccomanda di prendere in considerazione i feedback dei membri dell’associazione per migliorare l’organizzazione del prossimo voto. L’elenco dei membri dell’ associazione e i loro contatti potranno essere aggiustati per il prossimo voto.

Conclusione

Abbiamo evidenziato diversi punti essenziali da considerare prima di lanciare un voto. La facilità apparente di implementazione di un voto online non deve far dimenticare l’importanza delle tappe preliminari, essenziali per garantire il successo e l’integrità del processo di voto. Abbiamo inoltre dettagliato le tappe successive, durante e dopo il voto, per aiutarvi a organizzare un voto online per un’associazione in modo trasparente ed efficace.

In conclusione, sebbene l’organizzazione di un voto online possa sembrare rapida e semplice, è importante non trascurare le diverse tappe di un voto.