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OBJET DU TRAITEMENT DE DONNEES

Finalités :

Le traitement a pour objet la gestion des services de vote en ligne BALOTILO, ci-après les « Services ».

Il permet à la société APROBE :

- de fournir l’accès sécurisé aux Services,

- plus largement d’exécuter le contrat de fourniture des Services,

- D’informer ses clients et utilisateurs relativement à l’actualité des Services,

- De prévenir et de détecter les usages frauduleux des Services,

- D’observer et d’analyser l’usage des Services pour leur correction et amélioration,

- D’améliorer les Services.

Base légale

Dans le cadre de ce traitement, la société APROBE endosse le rôle de SOUS-TRAITANT pour le compte de ses sociétés clientes. La base légale du traitement est fondée sur le consentement des votants. Le RGPD impose que ce consentement soit libre, spécifique, éclairé et univoque. Les conditions applicables au consentement sont définies aux articles 4 et 7 du RGPD.

DONNEES TRAITEES :

Type de traitements réalisés :

collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction

Catégories de données traitées :

- Données d’identification de l’utilisateur ou de son représentant personne physique ;

- Informations de connexion aux Services : nous collectons les informations de connexion aux Services, comprenant notamment l’indication du navigateur utilisé, des dates et heures, du temps et de la fréquence de connexion, des pages su site consultées, de l’adresse IP de connexion.

- Informations relatives au materiel utilisé : nous collectons les informations relatives à l’ordinateur ou au terminal mobile utilisés pour se connecter aux Services. Ces informations comprennent le modèle de matériel, son système d’exploitation, le numéro d’identifiant unique du matériel et les informations relatives au réseau mobile utilisé.

- Informations collectées par les Cookies et d’autres technologies de tracking. Pour plus d’information à ce sujet cliquer sur le lien suivant « données personnelles et cookies »

Autres informations : avec votre consentement, nous pouvons collecter d’autres informations enregistrées au sein de votre matériel informatique, telles que des images, ou d’autres informations en lien avec l’organisation de votes en ligne.

Source des données :

Ces informations sont recueillies auprès des utilisateurs des Services.

Caractère obligatoire du recueil des données: Le recueil des données est obligatoire si celles-ci sont nécessaires à l’exécution des Services. La collecte est facultative si elle implique le consentement de l’utilisateur.

PERSONNES CONCERNEES :

Le traitement de données concerne les personnes physiques et morales bénéficiant des Services, ainsi que leur représentant personne physique.

DESTINATAIRES DES DONNEES :

Catégories de destinataires

En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :

- les salariés autorisés et mandataires sociaux d’APROBE ;

- les prestataires d’APROBE pour l’organisation de la réponse aux demandes de services et d’information sur les services.

Transferts des données hors UE

Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé.

DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

Les données sont conservées pendant toute la durée du contrat des Services entre l’utilisateur d’une part, et APROBE d’autre part.

SÉCURITÉ :

APROBE protège vos informations en continu.

APROBE met en œuvre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour protéger vos données, contre tout accès, toute modification, divulgation ou destruction non autorisés. Ces mesures sont notamment les suivantes :

- un accès sécurisé aux SErvices par le biais de compte utilisateur avec mot de passe.

- chiffrements de vos données afin d'en garantir la confidentialité dans le cadre de transferts.

- limiter la collecte de données à celles strictement utiles.

- ne pas utiliser les données collectées à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées.

- conserver les données à caractère personnel durant une période limitée et proportionnée.

- ne pas transférer ces données à des tiers autres que les prestataires d’APROBE qui interviennent dans le cadre de l’exécution des Services.

- Recours à des prestataires d’hébergement des données numériques ayant pris les engagements fiables relativement au respect de la réglementation de protection des données personnelles et notamment les suivants :

• des mesures de sécurité physique afin d’empêcher l’accès aux infrastructures sur lesquelles sont stockées les données d’APROBE par des personnes non autorisées

• un personnel de sécurité chargé de veiller à la sécurité physique des locaux d’hébergement des données 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

• un système de gestion des habilitations permettant de limiter l’accès aux locaux d’hébergement et aux données aux seules personnes ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions et de leur périmètre d’activité

• un système d’isolation physique et/ou logique (en fonction des services) de ses clients entre eux

• des processus d’authentification forts de ses utilisateurs et administrateurs grâce notamment à une politique stricte de gestion des mots de passe et le déploiement de certaines mesures de double authentification,

• des processus et dispositifs permettant de tracer l’ensemble des actions réalisées sur son système d’information et d’effectuer, conformément à la réglementation en vigueur, des rapports en cas d’incident affectant les données du client,

En tant que sous-traitant, le prestataire d’hébergement d’APROBE a pris les engagements supplémentaires suivants :

- traiter les données à caractère personnel aux seules fins de la bonne exécution des services (pas d’autre utilisation possible).

- ne pas transférer les données d’APROBE hors UE ou hors pays reconnus par la Commission européenne comme disposant d’un niveau de protection suffisant.

- informer le Responsable de traitement de tout recours à des sous-traitants qui pourraient traiter ses données à caractère personnel.

- mettre en œuvre des standards de sécurité élevés afin de fournir un haut niveau de sécurisation à ses services.

- notifier au Responsable de traitement dans les meilleurs délais en cas de violation de ses données.

- les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de Traitement;

- les moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ;

- une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement,

L'accès aux informations personnelles est strictement réservé aux employés et sous-traitants d’APROBE qui ont besoin d'y accéder afin de les traiter au nom d’APROBE. Toute personne y ayant accès est soumise à de strictes obligations de confidentialité et est susceptible de faire l'objet de sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement ou à la rupture du contrat de prestation de services en cas de manquement à ces obligations.

VOS DROITS SUR LES DONNEES VOUS CONCERNANT :

Vous pouvez accéder et obtenir copie des données vous concernant, vous opposer au traitement de ces données, les faire rectifier ou les faire effacer. Vous disposez également d'un droit à la limitation du traitement de vos données.

Exercer ses droits :

Le responsable à la protection des données d’APROBE est votre interlocuteur pour toute demande d'exercice de vos droits sur ce traitement.

Contacter le responsable par voie électronique : contact@balotilo.org

Contacter le Responsable par courrier postal :

Le responsable à la protection des données
Aprobe
8 rue des Dunes
75019 Paris

Réclamation (plainte) auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL.

Conditions générales de sous-traitance en matière de traitement de données personnelles

Les présentes Conditions Générales concernent les dispositions contractuelles relatives à la sous-traitance en matière de données personnelles, assurée par APROBE, entreprise ayant son siège social, 8 rue des Dunes, 75019 PARIS, immatriculée au répertoire SIRENE sous le n° 893 770 073 00011, au profit des Utilisateurs des services de vote en ligne diffusés sous la marque BALOTILO (ci-après « les Services »).

Les Services sont fournis via une plateforme de vote en ligne accessible via le site internet www.balotilo.org (ci-après désignée « Plateforme BALOTILO »).

Dans le cadre des Services, les Utilisateurs peuvent, via leur accès personnel et sécurisé aux Services (ci-après désigné « Compte BALOTILO »), organiser des Elections, auxquels des personnes (désignées ci-après « Electeurs ») participent. Les votes des Electeurs se font via les Services. Ces votes peuvent contenir des Données personnelles et sont traitées pour le compte des Utilisateurs, par APROBE via les Services.

En conséquence, en utilisant les Services, les Utilisateurs sont susceptibles d’être responsables de traitement et APROBE est susceptible d’être sous-traitant pour le traitement des données personnelles traitées.

Les présentes dispositions s’ajoutent à celles du règlement et à la politique de confidentialité des Services, pour toute la durée contractuelle d’utilisation des Services.

Dans le cadre des présentes, APROBE est désignée « le Sous-traitant » ou « APROBE » et l’Utilisateur sera désigné « le Responsable du traitement ». Ensemble, ils sont désignés « les Parties ».

I. DÉFINITIONS

Dans le cadre des présentes Conditions Générales de sous-traitance, les termes ou expressions ci-après mentionnées auront le sens suivant si leur première lettre est en majuscule.

- Analyses d’impact relatives à la protection des données : processus visant à évaluer le niveau des risques, et les possibilités de ces risques, liés aux droits et libertés des Personnes concernées, qui surviennent ou menacent de survenir, dans le cadre d’un Traitement;

- Données personnelles : toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique (ex. nom, adresse électronique, numéro de téléphone, photographie, date de naissance, commune de résidence, adresse IP...).

- Droits des personnes : ensemble des droits accordés par la réglementation aux Personnes concernées : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, droit à la portabilité, droit d’opposition et droit à la limitation du Traitement ;

- Personnes concernées : toute personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par des Données à caractère personnel ;

- Principe de protection des données dès la conception : fait de prendre en compte la règlementation applicable dès la conception d’un projet de Traitement ;

- Principe de protection des données par défaut : fait de garantir par défaut le plus haut niveau possible de protection des données dans un Traitement ;

- Pseudonymisation et Chiffrement : mesures pour assurer la confidentialité. La Pseudonymisation consiste en une opération réversible qui supprime le caractère identifiant d’une Donnée à caractère personnel. Le Chiffrement est un procédé cryptographique appliqué à une information.

- Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement ;

- Sous-traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du Traitement ;

- Traitement : Toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur de telles Données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction, ...)

- Transfert vers un pays tiers : soit le fait, pour des personnes établies hors de l’espace économique européen (EEE), de pouvoir traiter, transférer ou accéder à distance aux Données à caractère personnel stockées dans l’EEE, soit le fait pour des personnes établies dans l’EEE de pouvoir traiter, transférer ou accéder à distance aux Données à caractère personnel stockées hors de l’EEE ;

- Violation de données à caractère personnel : désigne une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de Données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données.

II. OBJET

Les présentes Conditions Générales de sous-traitance ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Sous-traitant s’engage, dans le cadre des Services, à effectuer pour le compte du Responsable de traitement, des Traitements. Les présentes conditions générales de sous-traitance ont également pour objet de définir les droits et obligations des Parties en matière de sous-traitance de Traitements.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les Parties s’engagent à respecter, outre les présentes Conditions Générales de sous-traitance, la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016, règlement européen sur la protection des données (ci-après, « RGPD »).

III. DESCRIPTION DU TRAITEMENT FAISANT L’OBJET DE LA SOUS-TRAITANCE

Le Sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du Responsable de traitement les Données personnelles nécessaires aux Services.

La nature des opérations réalisées sur les Données personnelles est la suivante : collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction.

Les finalité(s) du Traitement pourront être les suivantes : consultation en vue de la prise d’une décision, décision électorale, élection. Lors de la conception de l’Election, le Responsable du traitement devra préciser la finalité spécifique de l’Election.

Les données à caractère personnel pouvant être traitées dans le cadre des Services sont les suivantes : tout type de Données personnelles au sens du RGPD, à l’exception des données sensibles, et des données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté.

Les catégories d’Electeurs peuvent être les suivants : membres d’une association, groupe d’individus ayant donnés leur accord au Responsable du traitement pour participer à une Election.

IV. OBLIGATIONS DU SOUS-TRAITANT VIS-A-VIS DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le Sous-traitant s'engage à :

1. traiter les Données personnelles uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance

2. traiter les Données personnelles conformément aux instructions du Responsable de traitement. Si le Sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le Responsable de traitement. En outre, si le Sous-traitant est tenu de procéder à un transfert de Données personnelles vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le Responsable du traitement de cette obligation juridique avant le Traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public

3. garantir la confidentialité des Données personnelles traitées par la mise en œuvre des Services,

4. veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat :

- s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité,

- reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des Données personnelles

5. prendre en compte, au sein des Services, les principes de protection des Données personnelles dès la conception et de protection des Données personnelles par défaut

6. Sous-traitance : le Sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de Traitement spécifique. Le sous-traitant du Sous-traitant est tenu de respecter les obligations des présentes conditions générales de sous-traitance. Il appartient au Sous-traitant de s’assurer que son sous-traitant présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le Traitement réponde aux exigences du RGPD. Si son sous-traitant ne remplit pas ses obligations en matière de protection des Données personnelles, le Sous-traitant demeure pleinement responsable devant le Responsable de traitement de l’exécution par son sous-traitant de ses obligations.

7. Droit d’information des personnes concernées : Il appartient au Responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les Opérations de traitement au moment de la collecte des données. Le Responsable de traitement peut utiliser les Services pour fournir cette information.

8. Exercice des droits des personnes : Dans la mesure du possible, le Sous-traitant doit aider le Responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Lorsque les personnes concernées exercent auprès du Sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le Sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à l’adresse mail du Responsable de traitement mentionnée dans son Compte BALOTILO.

9. Notification des violations de données à caractère personnel : Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de Données personnelles dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance et par mail. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente. Le Sous-traitant notifie la Violation de données à caractère personnel à la personne concernée, après accord du Responsable de traitement, au nom et pour le compte du Responsable de traitement, dans les meilleurs délais, lorsque cette violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d'une personne physique.

10. Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations : Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données.

Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

11. Mesures de sécurité : Le Sous-traitant s’engage à mettre en oeuvre :

- un accès sécurisé aux Services par le biais d’un Compte BALOTILO avec mot de passe.

- Pseudonymisation et Chiffrement des Données personnelles afin d'en garantir la confidentialité dans le cadre de transferts.

- ne pas utiliser les Données personnelles à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées.

- conserver les Données personnelles durant une période limitée et proportionnée.

- ne pas transférer ces Données personnelles à des tiers autres que les prestataires d’APROBE qui interviennent dans le cadre de l’utilisation des Services.

- à mettre en oeuvre des standards de sécurité élevés afin de fournir un haut niveau de sécurisation des Services.

- les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de Traitement ;

- les moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données personnelles et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ;

- une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement,

- Recours à un ou plusieurs prestataire(s) d’hébergement des Données personnelles ayant pris les engagements fiables relativement au respect du RGPD et notamment les suivants :

• des mesures de sécurité physique afin d’empêcher l’accès aux infrastructures sur lesquelles sont stockées les données d’APROBE par des personnes non autorisées,

• un personnel de sécurité chargé de veiller à la sécurité physique des locaux d’hébergement des données 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7,

• un système de gestion des habilitations permettant de limiter l’accès aux locaux d’hébergement et aux données aux seules personnes ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions et de leur périmètre d’activité,

• un système d’isolation physique et/ou logique (en fonction des services) de ses clients entre eux,

• des processus d’authentification forts de ses utilisateurs et administrateurs grâce notamment à une politique stricte de gestion des mots de passe conforme aux délibérations n° 2017-012 du 19 janvier 2017 portant adoption d'une recommandation relative aux mots de passe et n° 2017-190 du 22 juin 2017 portant modification de la recommandation relative aux mots de passe , ainsi quele déploiement de certaines mesures de double authentification,

• Des processus et dispositifs permettant de tracer l’ensemble des actions réalisées sur son système d’information et d’effectuer, conformément à la réglementation en vigueur, des rapports en cas d’incident affectant les données du client.

L'accès aux informations personnelles est strictement réservé aux employés, mandataires sociaux et sous-traitants d’APROBE qui ont besoin d'y accéder afin de les traiter pour le compte d’APROBE. Toute personne y ayant accès, reçoit les informations et la formation nécessaire au Traitement des données et est soumise à de strictes obligations de confidentialité et est susceptible de faire l'objet de sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement ou à la rupture du contrat de prestation de services en cas de manquement à ces obligations.

12. Sort des données : le Sous-traitant s’engage à détruire toutes Données personnelles dans un délai de 25 jours après leur suppression depuis les Services.

13. Audits : Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le Responsable du traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.

14. Stockage et hébergement des données : le Sous-traitant s’engage à stocker et héberger les données dans l’Union Européenne conformément à la réglementation RGPD (AWS).

V. OBLIGATIONS DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT VIS-A-VIS DU SOUS-TRAITANT

Le responsable de traitement s’engage à :

1. Ne réaliser via les Services que des Traitements conformes à l’objet tel que décrit au point II des présentes conditions générales de traitement, et notamment ne pas réaliser de Traitements de données sensibles et de données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté,

2. Ne pas réaliser, par le biais des Services, de suivi régulier et systématique des Electeurs,

3. Veiller, au préalable et pendant toute la durée du Traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD,

4. Superviser le Traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du Sous-traitant,

5. Faire son affaire personnelle de la sauvegarde des Données personnelles récoltées au moyen des Services, au-delà de la période visée au paragraphe IV. 12 ci-avant.

6. Droit d’information des personnes concernées : Il appartient au Responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les Opérations de traitement au moment de la collecte des données. Le Responsable de traitement peut utiliser les services pour fournir cette information.

7. Fournir au Sous-traitant les données nécessaires à la mise en oeuvre du Traitement

8. Documenter sur la plateforme Balotilo toute instruction concernant le Traitement des données par le Sous-traitant.