Organizar uma votação online para uma associação

Os diferentes tipos de votações em uma associação

Certas votações ocorrem regularmente, como as assembleias gerais. Outras são mais pontuais.

Votações em assembleia-geral

Os estatutos ou regulamentos internos das associações frequentemente exigem a realização de uma assembleia-geral anual. A assembleia-geral é uma oportunidade para fazer um balanço do ano anterior e decidir as direções futuras.

Muitas vezes, o conselho administrativo ou parte dos membros são renovados nessa ocasião. Também é comum apresentar um relatório moral e financeiro e solicitar a aprovação desses relatórios por meio de votação. Por fim, podem ser organizadas votações de resoluções para validar direções, ações, alterações nos estatutos, entre outros.

Votações pontuais

Fora das assembleias gerais, também podem ser organizadas votações pontuais para decisões importantes que não podem esperar (validação de uma despesa, direção estratégica, etc.).

A votação online simplifica essas consultas e facilita sua realização.

Preparar a votação de uma associação

Antes de iniciar uma votação online, é importante preparar tudo adequadamente. Aqui estão algumas etapas a seguir para organizar uma votação online para uma associação.

Verificar a conformidade com os estatutos e regulamentos internos

A votação online deve estar em conformidade com os estatutos e regulamentos internos da associação. É possível que esses documentos contenham disposições contrárias à votação online, caso tenham sido redigidos sem considerar essa possibilidade. Nesse caso, será necessário, primeiro, alterar os textos.

Os regulamentos internos geralmente podem ser modificados sem passar por uma assembleia-geral, por exemplo, pelo conselho administrativo. No entanto, qualquer alteração nos estatutos frequentemente deve ser validada em assembleia-geral, requerendo a aprovação dos membros da associação. Nesse caso, uma última votação em papel pode ser necessária.

Vale notar que a votação online não é incompatível com a votação em papel. É possível combinar ambas as modalidades, desde que a solução de votação escolhida e os textos oficiais da associação o permitam.

Definir as funcionalidades necessárias para a votação

Para escolher a plataforma de votação online, é importante definir as funcionalidades necessárias. Por exemplo, se a associação exige votação ponderada ou tratamento de procurações, é essencial garantir que a plataforma escolhida ofereça essas funcionalidades.

Criar uma comissão eleitoral

Recomenda-se criar uma comissão eleitoral para supervisionar a votação. Essa comissão pode ser composta por membros da associação ou pessoas externas. Sua missão é validar a organização da votação, redigir os pontos submetidos à votação, verificar a lista de eleitores, entre outras responsabilidades.

Definir regras para a votação

O uso de uma ferramenta de votação online não elimina a necessidade de definir regras claras para a votação. É importante estabelecer as regras de quórum, de empate, de votos em branco, etc. Essas regras devem ser claramente definidas antes da votação para evitar contestação. A comissão eleitoral pode ser responsável por redigir essas regras.

Comunicar

É recomendável informar os membros sobre a votação com antecedência. Geralmente, as datas da votação serão comunicadas, bem como os contatos do organizador ou da comissão eleitoral.

Também é importante informar os membros sobre a plataforma de votação escolhida, principalmente se for a primeira vez que a associação a utiliza.

Organizar a votação de uma associação

Agora veremos como configurar adequadamente uma votação online para uma associação.

Definir as datas de votação

É necessário prever tempo suficiente para que os membros da associação recebam os e-mails de votação, analisem os documentos, se houver, e votem.

A menos que a votação ocorra em uma reunião, é recomendável deixar alguns dias, ou até uma semana, entre o envio dos e-mails e o encerramento da votação.

Nomear bem a votação

É essencial nomear bem a votação para que os destinatários dos e-mails entendam imediatamente de qual associação se trata e sobre o que é a votação. Isso ajuda a evitar que os e-mails sejam ignorados.

Se a plataforma de votação permitir, você pode usar um campo específico para identificar a associação nos e-mails enviados e na página de votação, aumentando a participação. Adicionar um logotipo também pode ajudar a identificar a associação.

Escolher bem as perguntas

É importante formular as perguntas de forma clara e objetiva para evitar ambiguidade. Os eleitores devem entender facilmente o que está em jogo e as consequências de cada escolha.

O mais simples é fazer perguntas binárias “sim/não” ou “a favor/contra”. Algumas plataformas de votação online permitem perguntas mais complexas, como questões de múltipla escolha ou ordenação de respostas para expressar preferências. Isso permite coletar opiniões mais detalhadas.

Nomear observadores

Para garantir a transparência da votação, recomenda-se nomear observadores. Eles podem ser membros da comissão eleitoral ou representantes dos candidatos. O papel dos observadores é supervisionar o processo, validar a redação das perguntas, verificar a lista de eleitores, entre outras funções.

A lista de eleitores

É importante garantir que a lista de eleitores esteja atualizada antes de enviar os e-mails de votação. Recomenda-se verificar se os contatos dos membros estão corretos para evitar erros no envio.

Para antecipar problemas, é recomendável testar o envio dos e-mails de votação. Isso é especialmente importante se os endereços eletrônicos forem de servidores corporativos específicos (a parte após o símbolo “@”).

Durante a votação de uma associação

A votação começou? Aqui estão algumas dicas para monitorá-la e reagir em caso de problemas.

Monitorar a lista de eleitores

É importante verificar a lista de eleitores para garantir que os membros receberam os e-mails de votação.

Se houver erros nos endereços eletrônicos, recomenda-se agir rapidamente para evitar a exclusão de membros da votação.

Enviar lembretes

Dependendo da taxa de participação, pode ser necessário enviar lembretes aos membros da associação para incentivá-los a votar ou simplesmente lembrá-los de fazê-lo.

Em caso de erro

Se um erro for detectado durante a votação, como uma pergunta mal formulada ou um problema na data de término, recomenda-se agir rapidamente. É preferível cancelar a votação do que contar resultados inválidos.

Os eleitores aceitarão mais facilmente o cancelamento do que resultados contestáveis.

Encerramento da votação

A votação não termina com o fechamento das urnas. Veja algumas etapas para encerrar adequadamente uma votação online para uma associação.

Comunicar aos eleitores

Mesmo que a plataforma de votação permita contagem instantânea, pode ser necessário comunicar informações adicionais aos membros da associação. Por exemplo, explicar que os resultados definitivos dependem de votos em papel ou da reunião de vários grupos.

Planejar a próxima votação

O final de uma votação é o momento ideal para planejar a próxima. Recomenda-se considerar o feedback dos membros para melhorar a organização futura. A lista de membros e seus contatos pode ser ajustada para o próximo processo.

Conclusão

Destacamos diversos pontos essenciais antes de publicar uma votação. A aparente facilidade de organizar uma votação online não deve obscurecer a importância de etapas preparatórias, cruciais para garantir o sucesso e a integridade do processo. Também detalhamos as etapas durante e após a votação para ajudar a organizar uma votação online de maneira transparente e eficaz.

Em resumo, embora organizar uma votação online pareça rápido e simples, é fundamental não negligenciar as diferentes etapas do processo.