Organización de una votación en línea para una asociación

Los diferentes tipos de votaciones en una asociación

Algunos tipos de votaciones son recurrentes, como los que se llevan a cabo en la asamblea general. Otros son más ocasionales.

Votaciones en asamblea general

Los estatutos o reglamentos internos de las asociaciones suelen estipular la organización de una asamblea general anual. La asamblea general es la oportunidad para hacer balance del año pasado y decidir sobre las orientaciones futuras.

Frecuentemente, se renueva el consejo de administración o una parte de los miembros en esta ocasión. También es habitual presentar un informe moral y un informe financiero y solicitar la aprobación de estos informes mediante votación. Finalmente, se pueden organizar votaciones de resoluciones para validar orientaciones, acciones, modificaciones de los estatutos, etc.

Votaciones ocasionales

Las asociaciones también pueden organizar votaciones ocasionales fuera de las asambleas generales para decisiones que no pueden esperar. Por ejemplo, la aprobación de un gasto significativo, de una orientación estratégica, de una acción, etc.

La votación en línea facilita la organización de este tipo de consultas, y por lo tanto, promueve su ocurrencia.

Preparar la votación de una asociación

Antes de lanzar una votación en línea, es importante preparar adecuadamente el terreno. Aquí hay algunos pasos a seguir para organizar una votación en línea para una asociación.

Verificar la conformidad con los estatutos y el reglamento interno

La votación en línea debe ser conforme con los estatutos y el reglamento interno de la asociación. Es posible que estos documentos prevean modalidades de votación contrarias si fueron redactados sin considerar la votación en línea. En ese caso, primero será necesario proceder a una modificación de los textos.

El reglamento interno generalmente puede ser modificado fuera de una asamblea general, por ejemplo, por el consejo de administración. Por otro lado, los cambios de estatutos generalmente requieren ser validados en asamblea general, por los miembros de la asociación. En este caso, una última votación en papel será necesaria.

Cabe destacar que la votación en línea no es incompatible con la votación en papel. Es posible combinar ambas modalidades de votación si la solución de votación elegida y los textos oficiales de la asociación lo permiten.

Definir las funcionalidades necesarias para la votación

Para elegir la plataforma de votación en línea, es importante definir las funcionalidades necesarias para la votación. Por ejemplo, si la asociación requiere un voto ponderado o un manejo de las procuraciones, será necesario asegurarse de que la plataforma elegida ofrezca estas funcionalidades.

Crear una comisión electoral

Se recomienda crear una comisión electoral para supervisar la votación. Esta comisión puede estar compuesta por miembros de la asociación o personas externas. Tendrá la tarea de validar la organización de la votación, redactar los puntos sometidos a votación, verificar la lista de firmas, etc.

Definir ciertas reglas alrededor de la votación

El uso de una herramienta de votación en línea no reemplaza la necesidad de definir ciertas reglas alrededor de la votación. Es importante definir las reglas de quórum, de casos de empate, de voto en blanco, etc. Estas reglas deben estar claramente definidas antes de la votación para evitar disputas. La comisión electoral puede ser encargada de redactar estas reglas.

Comunicar

Es aconsejable informar a los miembros sobre la votación venidera con anticipación. Typically, se les comunicarán las fechas del escrutinio, así como los detalles de contacto del organizador o de la comisión electoral.

También es importante informarles sobre la plataforma de votación elegida, especialmente si la asociación la utiliza por primera vez.

Organizar la votación de una asociación

Ahora veamos cómo configurar adecuadamente una votación en línea para una asociación.

Definir las fechas de votación

Debe prever suficiente tiempo para que los miembros de la asociación reciban los correos electrónicos de votación, revisen los documentos si los hay, y voten.

A menos que la votación tenga lugar en una reunión, se recomienda dejar varios días, incluso una semana, entre el envío de los correos electrónicos y el cierre de la votación.

Bien titular la votación

Es esencial titular bien la votación para que los destinatarios de los correos electrónicos de votación comprendan inmediatamente a qué asociación pertenecen y de qué se trata. Esto evitará que los correos sean ignorados.

Si la plataforma de votación lo permite, puede utilizar un campo particular para identificar a la asociación en los correos enviados y la página de votación de manera que aumente la participación. La adición de un logo también puede ayudar a identificar a la asociación.

Bien elegir las preguntas

Es importante elegir bien las preguntas sometidas a votación. Se recomienda redactarlas de manera clara y concisa para evitar cualquier ambigüedad. Los votantes deben entender fácilmente lo que está en juego y cuáles serán las consecuencias de cada elección.

Lo más simple es plantear preguntas binarias “sí/no” o “a favor/en contra”. Algunas plataformas de votación en línea permiten plantear preguntas más complejas, por ejemplo, preguntas de opción múltiple o preguntas en las que se pueden ordenar las respuestas para expresar preferencias. Esto permite recoger opiniones más matizadas.

Establecer observadores

Para garantizar la transparencia de la votación, se recomienda establecer observadores. Esto puede ser los miembros de la comisión electoral o bien representantes de los candidatos. El rol de los observadores es velar por el buen desarrollo de la votación, validar la redacción de las preguntas sometidas a votación, verificar la lista de firmas, etc.

La lista de votantes

Es importante verificar que la lista de votantes esté actualizada antes de enviar los correos electrónicos de votación. Se recomienda verificar que los detalles de contacto de los miembros de la asociación sean correctos para evitar errores de envío.

Para anticipar problemas de envío, se recomienda verificar que la transmisión de los correos electrónicos de votación funcione bien haciendo pruebas. Se prestará especial atención a este punto si las direcciones electrónicas de los miembros de la asociación apuntan a servidores particulares de empresa (la parte después del símbolo “@”).

Durante la votación de una asociación

¿Ha comenzado su votación? Aquí hay algunos consejos para monitorearla y reaccionar en caso de problemas.

Supervisar la lista de firmas

Es importante supervisar la lista de firmas para verificar que los miembros de la asociación hayan recibido bien los correos electrónicos de votación.

Si ciertas direcciones electrónicas presentan problemas, se recomienda reaccionar rápidamente para evitar que miembros sean excluidos de la votación.

Recordatorios

Dependiendo de la tasa de participación, puede ser necesario enviar recordatorios a los miembros de la asociación para animarlos a votar, o simplemente para recordar a aquellos que podrían haber olvidado hacerlo.

En caso de error

Si se detecta un error durante la votación, por ejemplo, una pregunta mal redactada o un error en la fecha de finalización de la votación, se recomienda reaccionar rápidamente. Es preferible cancelar la votación en lugar de contar los resultados que serán inválidos.

Los votantes perdonarán más fácilmente una cancelación de votación que resultados cuestionables.

El fin de la votación

La votación no se detiene al cerrar el proceso electoral. Aquí hay algunos pasos a considerar para cerrar adecuadamente una votación en línea para una asociación.

Comunicar a los votantes

Aunque la plataforma de votación en línea permita un recuento instantáneo, puede ser necesario comunicar algunas informaciones adicionales a los miembros de la asociación. Por ejemplo, se podría explicar que los resultados definitivos necesitan tener en cuenta votos en papel, o la reunión de varios colegios.

Anticipar la próxima votación

El fin de una votación es el momento ideal para anticipar la próxima. Se recomienda tener en cuenta los comentarios de los miembros de la asociación para mejorar la organización de la próxima votación. La lista de miembros de la asociación y sus datos de contacto podrían ajustarse para la próxima votación.

Conclusión

Hemos destacado varios puntos esenciales a considerar antes de lanzar una votación. La aparente facilidad de implementar una votación en línea no debe hacer olvidar la importancia de las etapas preliminares, esenciales para garantizar el éxito y la integridad del proceso de votación. También hemos detallado los pasos siguientes, durante y después de la votación, para ayudarle a organizar una votación en línea para una asociación de manera transparente y efectiva.

En conclusión, aunque la organización de una votación en línea pueda parecer rápida y simple, es importante no descuidar las diferentes etapas de una votación.