Organiser un vote en ligne pour une association

Les différents types de votes dans une association

Certains votes reviennent régulièrement, tels que les votes en assemblée générale. D’autres sont plus ponctuels.

Votes en assemblée générale

Les statuts ou règlements internes des associations prévoient souvent d’organiser une assemblée générale annuelle. L’assemblée générale est l’occasion de faire le bilan de l’année écoulée et de décider des orientations à venir.

Bien souvent, le conseil d’administration ou une partie des membres sont renouvelés à cette occasion. Il est également habituel de présenter un rapport moral et un rapport financier et de demander par le vote l’approbation de ces rapports. Enfin, des votes de résolutions peuvent être organisés pour valider des orientations, des actions, des modifications des statuts, etc.

Votes ponctuels

Les associations peuvent également organiser des votes ponctuels en dehors des assemblées générales pour des décisions qui ne peuvent attendre. Par exemple, la validation d’une dépense importante, d’une orientation stratégique, d’une action, etc.

Le vote en ligne permet d’organiser plus facilement ce genre de consultations, et donc, favorise leur occurrence.

Préparer le vote

Avant de lancer un vote en ligne, il est important de bien préparer le terrain. Voici quelques étapes à suivre pour organiser un vote en ligne pour une association.

Vérifier la conformité aux statuts et au règlement intérieur

Le vote en ligne doit être conforme aux statuts et au règlement intérieur de l’association. Il est possible que ces documents prévoient des modalités de vote contraires s’ils ont été rédigés sans prise en compte du vote en ligne. Si c’est le cas, il sera d’abord nécessaire de procéder à une modification des textes.

Le règlement intérieur peut généralement être modifié en dehors d’une assemblée générale, par exemple par le conseil d’administration. En revanche, les changements de statuts requièrent généralement d’être validés en assemblée générale, donc par les membres de l’association. Dans ce cas, un dernier vote papier sera nécessaire.

Notez que le vote en ligne n’est pas incompatible avec le vote papier. Il est possible de combiner les deux modalités de vote si la solution de vote choisie et les textes officiels de l’association le permettent.

Définir les fonctionnalités nécessaires au vote

Pour choisir la plateforme de vote en ligne, il est important de définir les fonctionnalités nécessaires au vote. Par exemple, si l’association nécessite un vote pondéré ou un traitement des procurations, il faudra s’assurer que la plateforme choisie propose ces fonctionnalités.

Créer une commission électorale

Il est recommandé de créer une commission électorale pour superviser le vote. Cette commission peut être composée de membres de l’association ou de personnes extérieures. Elle aura pour mission de valider l’organisation du vote, de rédiger les points soumis au vote, de vérifier la liste d’émargement, etc.

Définir certaines règles autour du vote

L’utilisation d’un outil de vote en ligne ne remplace pas la nécessité de définir certaines règles autour du vote. Il est important de définir les règles de quorum, de cas d’égalité, de vote blanc, etc. Ces règles doivent être clairement définies avant le vote pour éviter les contestations. La commission électorale peut être chargée de rédiger ces règles.

Communiquer

Il est conseillé d’informer les membres du scrutin à venir à l’avance. Typiquement, les dates du scrutin leur seront communiquées, ainsi que les coordonnées de l’organisateur ou de la commission électorale.

Il est également important de les informer de la plateforme de vote choisie, surtout si l’association l’utilise pour la première fois.

Organiser le vote

Voyons maintenant comment bien paramétrer un vote en ligne pour une association.

Définir les dates de vote

Vous devez prévoir assez de temps pour que les membres de l’association reçoivent les courriels de vote, prennent connaissance des documents s’il y en a, et votent.

A moins que le vote n’ait lieu en réunion, il est recommandé de laisser plusieurs jours, voire une semaine, entre l’envoi des courriels et la clôture du vote.

Bien intituler le vote

Il est essentiel de bien intituler le vote pour que les destinataires des courriels de vote comprennent immédiatement de quel association il s’agit et de quoi il est question. Cela permettra d’éviter que les courriels soient ignorés.

Si la plateforme de vote le permet, vous pouvez utiliser un champ particulier pour identifier l’association dans les courriels envoyés et la page de vote de façon à augmenter la participation. L’ajout d’un logo peut également aider à identifier l’association.

Bien choisir les questions

Il est important de bien choisir les questions soumises au vote. Il est recommandé de les rédiger de façon claire et concise pour éviter toute ambiguïté. Les électeurs doivent facilement comprendre ce qui est en jeu et quelles seront les conséquences de chaque choix.

Le plus simple est de poser des questions binaires “oui/non” ou “pour/contre”. Certaines plateformes de vote en ligne permettent de poser des questions plus complexes, par exemple des questions à choix multiples ou des questions pour lesquelles on peut ordonner les réponses pour exprimer des préférences. Cela permet de recueillir des avis plus nuancés.

Mettre en place des observateurs

Pour garantir la transparence du vote, il est recommandé de mettre en place des observateurs. Cela peut être les membres de la commission électorale ou bien des représentants des candidats. Le rôle des observateurs est de veiller au bon déroulement du vote, de valider la rédaction des questions soumises au vote, de vérifier la liste d’émargement, etc.

La liste d’électeurs

Il est important de vérifier que la liste d’électeurs est à jour avant d’envoyer les courriels de vote. Il est recommandé de vérifier que les coordonnées des membres de l’association sont correctes pour éviter les erreurs d’envoi.

Pour anticiper les problèmes d’envoi, il est recommandé de vérifier que la transmission des courriels de vote fonctionne bien en faisant des essais. On sera particulièrement attentif à ce point si les adresses électroniques des membres de l’association pointent vers des serveurs particuliers d’entreprise (la partie après le symbole “@”).

Au cours du vote

Votre vote a démarré ? Voici quelques conseils pour le surveiller et réagir en cas de problème.

Surveiller la liste d’émargement

Il est important de surveiller la liste d’émargement pour vérifier que les membres de l’association ont bien reçu les courriels de vote.

Si certaines adresses électroniques posent problème, il est recommandé de réagir rapidement pour éviter que des membres ne soient exclus du vote.

Rappels

Selon le taux de participation, il peut être nécessaire d’envoyer des rappels aux membres de l’association pour les encourager à voter, ou tout simplement pour rappeler à ceux qui auraient oublié de le faire.

En cas d’erreur

Si une erreur est détectée pendant le vote, par exemple une question mal rédigée ou une erreur dans la date de fin du vote, il est recommandé de réagir rapidement. Il est préférable d’annuler le vote plutôt que de dépouiller des résultats qui seront caducs.

Les électeurs pardonneront plus facilement une annulation de vote que des résultats contestables.

La fin du vote

Le vote ne s’arrête pas à la clôture du scrutin. Voici quelques étapes à considérer pour bien clôturer un vote en ligne pour une association.

Communiquer auprès des électeurs

Même si la plateforme de vote en ligne permet un dépouillement instantané, il peut être nécessaire de communiquer quelques informations complémentaires aux membres de l’association. Par exemple, on pourra expliquer que les résultats définitifs nécessitent de prendre en compte des votes papier, ou la réunion de plusieurs collèges.

Anticiper le prochain vote

La fin d’un vote est le moment idéal pour anticiper le prochain. Il est recommandé de prendre en compte les retours des membres de l’association pour améliorer l’organisation du prochain vote. La liste des membres de l’association et leurs coordonnées pourra être ajustée pour le prochain vote.

Conclusion

Nous avons souligné plusieurs points essentiels à considérer avant de publier un vote. La facilité apparente de mise en place d’un vote en ligne ne doit pas faire oublier l’importance des étapes préliminaires, essentielles pour garantir la réussite et l’intégrité du processus de vote. Nous avons également détaillé les étapes suivantes, pendant et après le vote, pour vous aider à organiser un vote en ligne pour une association de manière transparente et efficace.

En conclusion, bien que l’organisation d’un vote en ligne puisse sembler rapide et simple, il est important de ne pas négliger les différentes étapes d’un vote.